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法規內容

法規名稱: 澎湖縣政府暨所屬各機關提昇會議效能實施要點
公發布日: 民國 86 年 08 月 13 日
修正日期: 民國 99 年 12 月 24 日
發文字號: 府計規字第0991400626號 函
法規體系: 通用
圖表附件:
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一、澎湖縣政府(以下簡稱「本府」)為提升各項會議效能,避免召開不必要之會議,進而有效提高行政效率,特訂定本要點。

二、本要點適用於本府各單位暨所屬各機關。

三、召開會議應符合下列條件之一:
(一)依法令規定必須召開者。
(二)能促進協調,溝通及集思廣益之效果者。
(三)於工作推動及目標達成有必要者。
(四)在時效上較為迅捷者。
(五)無其他有效方式可代替者。

四、下列情形之一者,不必召開會議:
(一)以電話公函或會簽等方式可以產生預期效果者。
(二)主持人或出席人員未作充分準備者。
(三)時機不適當者。
(四)肯定不能產生預期效果者。
(五)花費太大,不合效益原則者。

五、會議前必要之準備如下:
(一)確定主持人及出席人員。
(二)洽定開會地點及時間。
(三)準備議程、議案及開會資料。
(四)印發開會通知。
(五)籌備或佈置會議場所。

六、會議主持人,應視會議性質與目的,由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。
除必須由機關首長主持之會議外,宜儘量授權副首長、幕僚長或其他專門人員主持。

七、會議出席人員應具有代表性,其人數視會議性質及開會時間酌予限制。

八、會議出席人員對會議文件應事先加以研究,並就討論事項預作發言準備。出席人員如代表長官出席時,應事先請示發言原則。

九、會議主辦單位人員,除依照第五項規定進行會議準備外,並應於開會前注意下列事項:
(一)向會議主持人提供有關會議之重要參考資料及擬案。
(二)對會場及議事準備作最後檢查。

十、會議主持人主持會議應注意下列事項:
(一)準時開會。
(二)說明會議目的與期望。
(三)按議程進行會議。
(四)控制時間,安排發言機會。
(五)維持會場秩序。
(六)宣佈會議結論、決議或會議成果。

十一、會議中之發言應有時間限制,以交換意見為目的之會議,其長度應使每一出席人員至少有一次發言機會為原則。為使時間能有效控制,可由專人或機具計時。

十二、除有必要外,會議之議程一次以不超過兩小時為原則。

十三、會議中須執行之決議,應由會議主持人作適當之分工,必要時並予列 管。

十四、會議紀錄應儘速整理完成,經核定後分送有關機關、單位及出列席人員。

十五、會議情形有發佈新聞必要時,應另撰新聞稿,循新聞發布程序發布。

十六、會議結束後,出、列席人員應將開會情形及決議,報告本機關長官及通知有關單位,對必須執行之決議案,得不待紀錄送達,即先行策劃準備。

十七、各單位對所召開之各種會議,應隨時登記,定期統計分析(格式如附表),於年度終了時,檢討其效能,以為下年度改進參考,並由本府行政處辦理考核事宜。