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法規內容

法規名稱: 澎湖縣政府內部控制制度共通性作業範例製作原則
公發布日: 民國 105 年 07 月 29 日
發文字號: 府主歲字第1051602800號 函
法規體系: 主計
圖表附件:
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一、依據澎湖縣政府強化內部控制實施方案第四點第二款規定,澎湖縣政府(以下簡稱本府)財政處、政風處、人事處、行政處、工務處及主計處(以下簡稱各權責單位)應研訂內部控制制度共通性作業範例,供各機關參採,為使各權責單位研訂作業明確及一致,特訂定本製作原則。

二、為強化共通性作業之內部控制,各權責單位應就各級機關作業層級,考量業務之性質、重要性及風險性,並針對監察院糾正(舉)、彈劾案件、審計機關建議改善事項、上級與權責單位督導、機關實施自我評估及近期外界關注等事項涉及內部控制缺失部分,檢討擬訂共通性作業項目,必要時得會商相關機關決定之。

三、共通性作業範例之製作,應秉持有效實用原則,將控制作業併入作業流程中設計。為求格式一致,共通性作業範例以作業程序說明表為主,作業流程圖為輔,且皆以A4直式橫書表達。作業流程簡單者,可不另製作流程圖。相關設計原則如下:
(一)作業程序說明表
1、作業程序說明表之各欄名稱,依序為項目編號、項目名稱、承辦單位、作業程序說明、控制重點、法令依據與使用表單。
(1)項目編號:共四碼,前二碼為英文字母大寫,第一碼為共通性作業代號(如表一),第二碼為內部製作單位代號,由各權責單位自訂,後二碼為流水編號,以阿拉伯數字由01開始。
(2)項目名稱:本府各機關具共通性業務之名稱,如單位預算保留作業。
(3)承辦單位:預設為使用機關之二級單位,如「○○單位○○科」,未分科者表達至一級單位,如「○○單位」。
(4)作業程序說明:應列明詳細步驟、作業時程、重要經驗及注意事項等,且對於關鍵性及重要性之程序或文字可以「加底線」或「文字加粗」之方式標明。
(5)控制重點:應列明必要之程序、步驟或應予特別重視之作業或法令規定等重要環節。
(6)法令依據:承辦該項業務時需引用、依據或參考之法令、規定等名稱及條文序號,如預算法第七十二條;如無則標註「略」。
(7)使用表單:為內部行政作業所需使用之表單,除明列表單名稱外,應附表單範例供參,於表單範例右上方標註參考範例字樣;如有多張表單或附件者請依流程說明提到之順序依次編號,附件請排列於表單之後。
2、作業流程說明表之項目符號編寫原則,如「一、(一)1.(1)」。
(二)作業流程圖(範例如附件二)
1、作業流程圖之繪製可利用電腦word 軟體中之快取圖案-流程圖或使用其他軟體,並依欲表達之意義選取符號(如表二)。
2、作業流程圖之繪製格式
(1)流程圖圖示繪製排列順序為由上而下,由左而右。
(2)處理程序分為上下欄位,上方欄位請以動詞+受詞及簡明扼要敘述為原則;下方欄位表示處理程序之單位。
(3)作業流程須以單一入口與單一出口特性繪製。
(4)流程圖一頁放不下時,可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中,若流程較複雜,亦可使用連接符號來述明流程連接性。
(5)相同流程圖符號宜大小一致。
(6)路徑符號應避免互相交叉。
(7)同一路徑符號之指示箭頭應只有一個:
(三)版面、格式及檔名
1、版面:邊界上、下、左、右均設定為2公分,文字字型為標楷體,頁尾文字大小10號字,且置中設定為「項目編號-頁次」。
2、格式:
(1)作業程序說明表:標題文字大小14號字並加粗,說明表內容文字大小14號字,行距設定為20pt。
(2)作業流程圖:標題文字大小14號字並加粗,流程圖內容文字大小12號字,行距設定為最小行高14pt。
3、檔名:共通性作業範例之電子檔案以項目編號命名,若有附件以項目編號加上-附件○(附件名稱),如FB01-附件1(會計報告封面)。

四、為期簡明有效,共通性作業範例格式採實質重於形式之原則處理,即尚未訂定作業流程之各權責單位,按一致之格式研訂共通性作業範例(範例如附件一),目前已訂有作業流程者,可先以現有格式及內容納入共通性作業範例,遇有修正時再適時採用一致之格式。

五、各權責單位應適時配合本府內部控制推動進程所建立之各項規制等,訂定(修正)相關共通性作業範例內容。

六、為有效推動內部控制制度及落實自我評估機制,並適時因應環境改變調整,各權責單位應併同製作「內部控制制度自行評估表」(範例如附件二),敘明評估重點,供各機關辦理自評作業。

七、各權責單位訂定之各項共通性作業範例及內部控制制度自行評估表,應送本府主計處綜整提報本府內部控制推動及督導小組同意備查後,由各權責單位函文各機關參採。

八、各權責單位函文各機關之共通性作業範例,遇有作業項目或控制重點之增刪修正、或有其他重大修正者,應依照前點訂定之程序辦理;其餘涉及作業程序說明、法令依據或使用表單等修正者,授權各權責單位修正後逕行函文各機關參採。