一、依據澎湖縣政府強化內部控制實施方案第四點第二款規定，澎湖縣政府(以下簡稱本府)財政處、政風處、人事處、行政處、工務處及主計處(以下簡稱各權責單位)應研訂內部控制制度共通性作業範例，供各機關參採，為使各權責單位研訂作業明確及一致，特訂定本製作原則。
二、為強化共通性作業之內部控制，各權責單位應就各級機關作業層級，考量業務之性質、重要性及風險性，並針對監察院糾正(舉)、彈劾案件、審計機關建議改善事項、上級與權責單位督導、機關實施自我評估及近期外界關注等事項涉及內部控制缺失部分，檢討擬訂共通性作業項目，必要時得會商相關機關決定之。
三、共通性作業範例之製作，應秉持有效實用原則，將控制作業併入作業流程中設計。為求格式一致，共通性作業範例以作業程序說明表為主，作業流程圖為輔，且皆以A4直式橫書表達。作業流程簡單者，可不另製作流程圖。相關設計原則如下：
（一）作業程序說明表
1、作業程序說明表之各欄名稱，依序為項目編號、項目名稱、承辦單位、作業程序說明、控制重點、法令依據與使用表單。
(1)項目編號：共四碼，前二碼為英文字母大寫，第一碼為共通性作業代號(如表一)，第二碼為內部製作單位代號，由各權責單位自訂，後二碼為流水編號，以阿拉伯數字由01
開始。
(2)項目名稱：本府各機關具共通性業務之名稱，如單位預算保留作業。
(3)承辦單位：預設為使用機關之二級單位，如「○○單位○○科」，未分科者表達至一級單位，如「○○單位」。
(4)作業程序說明：應列明詳細步驟、作業時程、重要經驗及注意事項等，且對於關鍵性及重要性之程序或文字可以「加底線」或「文字加粗」之方式標明。
(5)控制重點：應列明必要之程序、步驟或應予特別重視之作業或法令規定等重要環節。
(6)法令依據：承辦該項業務時需引用、依據或參考之法令、規定等名稱及條文序號，如預算法第七十二條；如無則標註「略」。
(7)使用表單：為內部行政作業所需使用之表單，除明列表單名稱外，應附表單範例供參，於表單範例右上方標註參考範例字樣；如有多張表單或附件者請依流程說明提到之
順序依次編號，附件請排列於表單之後。
2、作業流程說明表之項目符號編寫原則，如「一、(一)1.(1)」。
(二)作業流程圖(範例如附件二)
1、作業流程圖之繪製可利用電腦word 軟體中之快取圖案-流程圖或使用其他軟體，並依欲表達之意義選取符號(如表二)。
2、作業流程圖之繪製格式
(1)流程圖圖示繪製排列順序為由上而下，由左而右。
(2)處理程序分為上下欄位，上方欄位請以動詞＋受詞及簡明扼要敘述為原則；下方欄位表示處理程序之單位。
(3)作業流程須以單一入口與單一出口特性繪製。
(4)流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。
(5)相同流程圖符號宜大小一致。
(6)路徑符號應避免互相交叉。
(7)同一路徑符號之指示箭頭應只有一個：
(三)版面、格式及檔名
1、版面：邊界上、下、左、右均設定為2公分，文字字型為標楷體，頁尾文字大小10號字，且置中設定為「項目編號-頁次」。
2、格式：
(1)作業程序說明表：標題文字大小14號字並加粗，說明表內容文字大小14號字，行距設定為20pt。
(2)作業流程圖：標題文字大小14號字並加粗，流程圖內容文字大小12號字，行距設定為最小行高14pt。
3、檔名：共通性作業範例之電子檔案以項目編號命名，若有附件以項目編號加上-附件○(附件名稱)，如FB01-附件1(會計報告封面)。
四、為期簡明有效，共通性作業範例格式採實質重於形式之原則處理，即尚未訂定作業流程之各權責單位，按一致之格式研訂共通性作業範例(範例如附件一)，目前已訂有作業流程者，可先以現有格式及內容納入共通性作業範例，遇有修正時再適時採用一致之格式。
五、各權責單位應適時配合本府內部控制推動進程所建立之各項規制等，訂定(修正)相關共通性作業範例內容。
六、為有效推動內部控制制度及落實自我評估機制，並適時因應環境改變調整，各權責單位應併同製作「內部控制制度自行評估表」(範例如附件二)，敘明評估重點，供各機關辦理自評作業。
七、各權責單位訂定之各項共通性作業範例及內部控制制度自行評估表，應送本府主計處綜整提報本府內部控制推動及督導小組同意備查後，由各權責單位函文各機關參採。
八、各權責單位函文各機關之共通性作業範例，遇有作業項目或控制重點之增刪修正、或有其他重大修正者，應依照前點訂定之程序辦理；其餘涉及作業程序說明、法令依據或使用表單等修正者，授權各權責單位修正後逕行函文各機關參採。