一、澎湖縣政府（以下簡稱「本府」）為提升各項會議效能，避免召開不必要之會議，進而有效提高行政效率，特訂定本要點。
二、本要點適用於本府各單位暨所屬各機關。
三、召開會議應符合下列條件之一：
（一）依法令規定必須召開者。
（二）能促進協調，溝通及集思廣益之效果者。
（三）於工作推動及目標達成有必要者。
（四）在時效上較為迅捷者。
（五）無其他有效方式可代替者。
四、下列情形之一者，不必召開會議：
（一）以電話公函或會簽等方式可以產生預期效果者。
（二）主持人或出席人員未作充分準備者。
（三）時機不適當者。
（四）肯定不能產生預期效果者。
（五）花費太大，不合效益原則者。
五、會議前必要之準備如下：
（一）確定主持人及出席人員。
（二）洽定開會地點及時間。
（三）準備議程、議案及開會資料。
（四）印發開會通知。
（五）籌備或佈置會議場所。
六、會議主持人，應視會議性質與目的，由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。
除必須由機關首長主持之會議外，宜儘量授權副首長、幕僚長或其他專門人員主持。
七、會議出席人員應具有代表性，其人數視會議性質及開會時間酌予限制。
八、會議出席人員對會議文件應事先加以研究，並就討論事項預作發言準備。出席人員如代表長官出席時，應事先請示發言原則。
九、會議主辦單位人員，除依照第五項規定進行會議準備外，並應於開會前注意下列事項：
（一）向會議主持人提供有關會議之重要參考資料及擬案。
（二）對會場及議事準備作最後檢查。
十、會議主持人主持會議應注意下列事項：
（一）準時開會。
（二）說明會議目的與期望。
（三）按議程進行會議。
（四）控制時間，安排發言機會。
（五）維持會場秩序。
（六）宣佈會議結論、決議或會議成果。
十一、會議中之發言應有時間限制，以交換意見為目的之會議，其長度應使每一出席人員至少有一次發言機會為原則。為使時間能有效控制，可由專人或機具計時。
十二、除有必要外，會議之議程一次以不超過兩小時為原則。
十三、會議中須執行之決議，應由會議主持人作適當之分工，必要時並予列 管。
十四、會議紀錄應儘速整理完成，經核定後分送有關機關、單位及出列席人員。
十五、會議情形有發佈新聞必要時，應另撰新聞稿，循新聞發布程序發布。
十六、會議結束後，出、列席人員應將開會情形及決議，報告本機關長官及通知有關單位，對必須執行之決議案，得不待紀錄送達，即先行策劃準備。
十七、各單位對所召開之各種會議，應隨時登記，定期統計分析（格式如附表），於年度終了時，檢討其效能，以為下年度改進參考，並由本府行政處辦理考核事宜。