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修正「澎湖縣政府暨所屬機關學校文書流程管理稽核作業要點」部分規定,並自108年1月1日起實施
主管機關: |
澎湖縣政府行政處 |
發文機關: |
澎湖縣政府 |
發文日期: |
107.10.08 |
發文字號: |
府行管字第1071304179號 函 |
異動性質: |
修正 |
主旨: |
修正「澎湖縣政府暨所屬機關學校文書流程管理稽核作業要點」部分規定,並自108年1月1日起實施 |
法規名稱: |
澎湖縣政府暨所屬機關學校文書流程管理稽核作業要點 |
內容: |
一、澎湖縣政府(以下簡稱本府),為增進文書處理效率,增進文書管制與考核,促進行政效率之提高,特依據行政院頒「文書流程管理作業規範」規定訂定本要點。
十一、專案管制案件:
(一)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
(二)申請改為專案管制案件,應填具「專案管制案件申請單」(如附表一)及「專案管制案件預定進度表」(如附表二),擬定預定完成時間,敘明理由,由單位主管詳實審核,簽會研考單位(人員),經機關首長核准後,列入管制。
(三)立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質,均不另列為「專案管制案件」。
(四)每一專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,主管單位(機關)得視事實需要自行訂定,惟一次得申請處理時限最長不得超過六個月,每一個案處理時限即以申請奉准之預定完成時間為據。
(五)專案管制案件申請單應併同公文陳核,並影印二份,一份併公文影本送研考單位登錄列管,另一份送基層收發(單位登記桌)人員建立專卷,辦畢應併同公文歸檔,以備查考。
二十三、基層收發(單位登記桌)人員協助查催:
(一)管制登記機關(單位)內每一案件的處理過程與使用時間。
(二)對承辦人員將屆預定辦結期限之案件,適時告知提醒承辦人,並提供單位主管、機關首長查催資料,其作業規定如下:
每週應列印「未逾期未結案公文清單」(逾警天數:二天)(附表三) 及「逾期未結案公文清單」(附表四)各一次,陳報機關首長(單位主管)核閱後送研考單位,並請各科科長督促承辦人依規定辦理展期並儘速結案。
(三)配合研考單位(人員)辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
二十四、單位主管督導催辦:
(一)在權責內核准展期案件,對逾時案件未辦展期者,應督促承辦人妥適處理。
(二)確實掌握所屬人員的可使用時間資料,於期限屆滿前督促辦結,以有效預留其他流程的處理時間。
(三)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於時效內辦妥公文。
(四)職務代理人因特殊情形,無法代為處理時,應責由主管科長(或指定人員)負責處理,職務代理人或其主管科長均因差假不能處理公文時,應由單位主管或其代理人,負全責作適當處理。
(五)對涉及兩個以上單位的案件,宜與相關單位商訂作業原則後再行處理,避免因往來會辦而延誤時效。
二十五、研考單位(人員)管制:
(一)每週應查詢基層收發(單位登記桌)人員一次,發現錯誤,應指導改正,不定期列印逾期未結案件「公文檢索清單」(附表五)查催,承辦單位仍延不辦理及答復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤至結案為止。
(二)對展期案件與超過處理期限三十日以上未結案件應予清查並作個案分析處理;另對逾期嚴重案件或發文在六日以上辦結件數超過百分之二十,及發文平均使用日數有逐漸提高趨勢等情事時,應抽樣調卷分析,擬具處理意見簽報機關首長核處。
(三)對於逾期限尚未答復監察院案件,應即稽催,超過處理期限三十日以上未結案件應予清查並作個案分析處理,如逾期二個月尚未辦結者,應分別調查原因、分析責任,簽報機關首長核處。
(四)協同文書、資訊單位建置機關文書流程管理電腦化作業環境,推動文書管理電腦化作業。
(五)必要時會同有關人員實施抽查,如發現應辦而存查案件,除退回承辦單位辦理外,並按情節輕重簽處。
二十六、展期申請:
(一)承辦人員應確實遵守公文處理所訂期限,案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結,承辦人應依規定於公文系統辦理展期申請:
1、展期次數以三次為限,每次展期不得超過十日,由各單位主管核准。
2、因情形特殊且須為第四次以上展期或無法於三十日內辦結者,得申請改為專案管制案件,並會請研考單位(人員)列入管制,簽經機關首長核准。
3、限期案件辦理展期前,應先行協調通知來文機關。
4、人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件之展期,依各該相關規定辦理之。
(二)展期必須確屬需要,各級權責主管應確實審核,或提示處理原則,避免展期。
(三)案情複雜且一時無法辦結之監察案件,應於限期內將辦理情形及未能結案之原因先行登錄監察案件管理資訊系統,並申請展期。
二十九、本府暨所屬機關學校主辦研考業務單位(人員)每月應實施公文總檢查一次,調製上月六類「公文時效統計」資料(格式及內容如附表六),按月提出本機關業務會報或相當性質之會議報告,並於每月十五日前陳報上級機關核備。
三十五、公文處理之時限及逾期積壓責任之議處,應依「澎湖縣政府暨所屬機關學校文書處理時限暨逾限懲處標準表」(附表七)規定辦理。
三十七、本府暨所屬機關學校主辦管考業務單位(人員),對公文處理之定期考核結果,每年應統計評定各級承辦員成績優劣,並依獎勵評分標準表(附表八之一至附表八之四)擬具獎懲類別,簽報機關首長核定辦理。
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立法理由: |
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